Voilà une question qui nous est souvent posée lorsque nos clients envisagent d’investir dans un système informatisé de gestion des ressources humaines (SIRH).
On ne parle pas ici de changer le système de paie, mais de se doter d’un outil intégré pour gérer le cycle de vie de l’employé dans l’entreprise, idéalement depuis son statut de candidat, jusqu’à celui de retraité. La paie peut être incluse dans la solution choisie mais ce n’est pas toujours le cas; si la solution de paie actuelle répond aux besoins, il n'y a généralement pas d’avantage à la changer.

Le choix du moment pour implanter un outil informatisé de gestion des RH découle généralement de la réponse à la question « pourquoi », qui variera selon plusieurs facteurs. C’est une bonne pratique de faire cette réflexion en amont de la révision annuelle de votre planification stratégique, et de partager le résultat de vos questionnements avec votre équipe de direction.

Voici quelques pistes de réflexion en vue d’entamer un éventuel processus d’implantation :

• Quelle est la charge de travail actuelle de notre équipe des ressources humaines? Est-ce que nos gens sont essentiellement occupés dans des processus cléricaux, ou font-ils des tâches à valeur ajoutée? Dû à la réduction de la main d’œuvre disponible, les entreprises ont tout avantage à optimiser leurs processus afin de laisser les humains exécuter les tâches à valeur ajoutée. Ce qui peut être automatisé devrait toujours l’être, non seulement par souci d’efficacité, mais aussi parce qu’en rendant les tâches plus intéressantes, cela aura un effet positif sur votre facteur de rétention.
• Est-ce qu’on a en place tous les processus RH souhaités? L’implantation d’un SIRH aide grandement à se doter de structures. Ainsi, si on souhaite ajouter ou bonifier des processus, par exemple construire une adéquation entre les besoins de compétences dans certains postes et les compétences de notre personnel (très utile si votre taux de roulement est élevé), renforcer notre processus de recrutement ou standardiser nos évaluations de la performance, c’est un bon moment pour envisager l’implantation d’un SIRH. Mais attention, le système ne mettra pas les structures en place pour vous! Le travail sur les processus doit se faire en amont.
• Est-ce que nos processus en place sont intégrés? On a généralement des données RH dans plusieurs systèmes; dans notre système de paie, dans notre ERP, dans Excel, dans Visio, sur des documents papier, etc. Ceci augmente notre risque d’erreur à chaque recopie des données, mais on perd aussi un temps fou qui pourrait être mieux investi autrement. Sans compter qu’on ne valorise pas les compétences de notre personnel des ressources humaines.
• Quelles sont nos perspectives de croissance? Si on envisage de doubler les effectifs dans les trois prochaines années, la charge de travail en RH sera plus grande que si on vise une croissance de 5 à 10%. Avoir un SIRH, c’est se donner les moyens d’atteindre nos objectifs de croissance tout en standardisant nos processus; c’est se préparer pour l’avenir.

Voici d’autres questions qui sauront nourrir votre réflexion :

• Est-ce que notre organisation actuelle du travail nous met à risque d’égarer des informations?
• Sommes-nous en mesure d’assurer la totale confidentialité des données sensibles?
• Avons-nous d’autres processus de changement majeur en cours?
• Envisageons-nous ce type d’outil comme moteur de la mise en place d’une nouvelle culture d’entreprise?

Alors c’est quand le bon moment pour investir dans un SIRH?

L’outil permet aux petites entreprises de s’outiller pour alléger leur volet clérical et standardiser leurs processus. Certains le font lors d’une phase de croissance, ou lors d’une fusion ou acquisition. Pour plusieurs, ce choix est dicté par le plan stratégique d’investissement dans les ressources car le SIRH est l’outil par excellence pour optimiser le recrutement, l’intégration et la gestion des talents de l’entreprise.

Les talents, n’est-ce pas là votre principal actif? Plus tôt vous investirez dans un SIRH, plus vite vous serez en mesure de rentabiliser l’investissement de temps et d’argent. Une chose est certaine; ceux qui attendent d’y être contraints avant de se mettre en action peinent à rattraper le temps perdu et laissent des gains d’efficacité à leurs concurrents.
Si vous souhaitez un coup de main pour faire le tour de la question de façon exhaustive, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’analystes SIRH.

 

Nadine Tremblay CRHA, Directrice principale Pratique SIRH et Expérience client