S’il y a une fonction qui ne peut pas être négligée, c’est bien la paie. C’est encore trop souvent au moment où l’on sort le bulletin de paie que l’on voit les goulots d’étranglement et les inefficacités du processus.

Avoir un(e) paie-maître efficace et capable d’identifier toutes ces inefficacités est un must. Les analyser avec toutes les parties prenantes, les mettre en lumière et les éliminer… c’est encore mieux! C’est ce qu’on appelle l’optimisation des processus.

La paie, ce n’est pas seulement l’affaire des fonctions de support, ressources humaines ou finance. C’est aussi l’expérience des employés et des gestionnaires. Bien comprendre l’expérience de l’employé est clé.

On doit souvent remonter à la source de l’information. Quelles sont les étapes pour gérer le cycle de vie de l’employé (embauche, congé, promotion, transfert, terminaison)? Comment sont effectuées les déclarations des heures normales et supplémentaires? Quelles sont les étapes d’approbation?

Investir dans l’optimisation des processus a de nombreux bénéfices. En particulier :

• Renouer le dialogue avec toutes les parties prenantes, mieux comprendre la réalité de chacun et revenir au pourquoi de chaque activité.
• Mettre en évidence les plus grands irritants : tâches manuelles, tâches faites en double, ressaisie d’information, absence de communication, manque d’indicateurs…
• Évaluer les risques en termes de sécurité de l’information
• Clarifier les rôles et responsabilités : qui fait quoi?
• Rendre le quotidien de vos employés plus agréable
• Élaborer un plan d’action compris de tous

Optimiser les processus actuels, c’est bien. C’est encore mieux si on sait dans quelle direction on va. C’est donc l’occasion de se poser les bonnes questions : Qu’est ce qui est prioritaire? Faut-il changer de système de gestion des ressources humaines? Quel rôle la fonction RH ou Finance veut-elle occuper dans l’organisation? La fonction paie doit-elle être gérée à l’interne ou à l’externe?

Répondre à toutes ces questions permet de construire une feuille de route alignée avec les priorités de l’organisation.

 

Anne Betton, fondatrice Anastasens