La préparation de la fin de l'année de la paie peut s’avérer une tâche complexe mais essentielle pour assurer une transition en douceur vers la nouvelle année. Alors, mieux vaut s’y préparer tôt.

Voici notre Top 5 des étapes immanquables d’une fin d’année :

1. Lister

On se retrouve souvent au dernier moment à ne pas savoir qui a les accès aux différents comptes et à chercher partout. Donc cette année, prévoyez le coup!

Voici quelques-uns des accès à avoir impérativement sous la main :

• Revenu Québec - ClicSequr Entreprises
• Agence du revenu du Canada
• CNESST
• ISE (Si vous avez des filiales en Ontario)

2. et 3. Balancer et Ajuster

Si vous n’avez pas vos accès, cela veut-il dire que vous n’avez pas pensé à balancer et à vérifier vos remises aux organismes durant l’année?

Dans l’idéal, commencez vos vérifications en novembre ou en décembre afin de faire les ajustements et corrections nécessaires pour vos déductions à la source, les cotisations sociales et autres retenues sur salaire comme les assurances collectives, les REER/RPDB, le stationnement, les titres de transport et, les cotisations syndicales si vous en avez.

N’oubliez pas de faire l’exercice pour vos congés et les banques de temps : assurez-vous d'avoir enregistré correctement toutes les absences de vos employés durant l'année. Également, validez que les employés n’ont pas de jours de congé non utilisés à reporter ou à payer.

En cas d’erreur, il pourrait y avoir des répercussions sur les relevés 1 et T4 de vos employés. Évitez cette situation et l’effet boule de neige qui en découlera car qui dit erreurs, dit corrections, amendés, pénalités de retard et … mécontentement des employés.

4. Confirmer

Pensez à confirmer votre nouveau calendrier de paie. Cela peut paraître évident, car c’est la base. Sans calendrier : pas de paies soumises dans les délais appropriés. À titre d’exemple, assurez-vous qu’un jour férié ne coïncide pas avec un jour de paie ou proche de la paie, car votre banque pourrait être fermée! De plus, ce calendrier vous permettra de valider le nombre de paies pour l’année qui arrive. Mieux vaut s’y prendre à l’avance avec la préparation du calendrier car il est souvent demandé par les fournisseurs de services de paie de le produire avant la fin de novembre.

5. Communiquer

Évitez les maux de tête et les boîtes de courriels saturées en communiquant avec vos employés en amont concernant :

• Les formulaires de crédit d’impôt pour l’année à venir;
• La mise-à-jour de leur données personnelles, telles : NAS, adresse postale ou tout changement de situation;
• L’activation des accès à leur compte de paie en ligne afin de récupérer leurs feuillets d’impôt (surtout pour les employés qui quittent l’entreprise), car un courrier postal est vite perdu dans la nature! Par la même occasion, informez-les à l’avance de la date de disponibilité des feuillets;
• La transmission du nouveau calendrier de paie (version employés).

Bien entendu, le processus de fin d’année de la paie comporte de multiples autres tâches à effectuer ne figurant pas dans notre Top 5, mais ayant également leur importance. Alors si vous souhaitez terminer l’année sur une bonne note en ayant le temps de festoyer allègrement et repartir du bon pied, vous pouvez toujours compter sur notre équipe de conseillers en gestion de la paie pour vous supporter.

 

Khadiha M’Baye, Conseillère senior en gestion de la paie, Komplice

Lionel De Medeiros, Conseiller en gestion de la paie, Komplice