Pour la plupart des entreprises, la réponse est : non. En fait, si vous n’avez pas de manuel de la paie, sachez que vous ne faites pas exception.

La majorité de nos nouveaux clients traitent leur paie sans manuel ou processus standardisé d’opération. Tout le savoir-faire nécessaire se trouve dans la tête de la personne responsable de la paie…

La paie est pourtant un processus fortement réglementé, qui comporte de nombreux détails, provenant de sources diverses, le tout combiné à un très court cycle de production. Vous voyez les risques auxquels s’expose l’entreprise n’est-ce pas?

Sachez que nous offrons depuis quelques mois, le service de conception du Manuel personnalisé de la paie lors de nos mandats de support temporaire aux opérations de la paie. Ce besoin de documentation nous semblait criant et essentiel pour plusieurs clients qui se retrouvent démunis lorsqu'ils font face au départ imprévu de leur employé(e) qui exécute la paie.

Puisque nos spécialistes de la paie démystifient les processus exécutés par les ressources internes de nos clients lorsqu’ils débutent un mandat, alors pourquoi ne pas en faire profiter ces derniers! Ainsi, tout au long de leur mandat, nos conseillers colligent les différentes informations propres à chaque étape du processus de la paie qu’eux-mêmes exécutent. Après notre passage, nos clients qui en ont fait la demande en début de mandat, reçoivent un manuel clair et détaillé, présentant la séquence complète des étapes à suivre pour opérer leur paie en toute conformité.

Le document que nous concevons se distingue des outils de formation disponibles sur les sites des éditeurs de solution de paie. Votre Manuel personnalisé de la paie, conçu par Komplice, reflète vos processus, votre configuration précise, vos intervenants et l’ensemble de votre écosystème de paie. À titre d’exemple, nous indiquons qui crée les nouveaux employés, la séquence optimale pour faire les différentes entrées, et par quel mécanisme vous recevrez les comptes de dépenses ou les fichiers de bonis. Si possible, nous intégrons même les liens hypertextes vers vos répertoires pour la sauvegarde de vos registres de paie. Plus qu’un manuel, c’est une véritable procédure opérationnelle!

Ce précieux outil vous permet ainsi de réduire plusieurs risques entourant le poste critique de la paie, tout en facilitant la formation de vos nouveaux employés ou le remplacement des vacances de votre paie-maître.

Et comme nous sommes komplices de votre succès, et partisans enthousiastes de l’autonomie de nos clients, nous vous remettons votre Manuel personnalisé de la paie en format modifiable pour vous permettre de le garder à jour au fil de l’évolution de vos processus d’affaires.

Contactez-nous pour en savoir plus!

 

Nadine Tremblay, CRHA, Directrice principale, Pratique SIRH et expérience-client