Il est tout à fait logique et normal pour une entreprise souhaitant investir dans un tout nouveau SIRH de vouloir assurer le succès de son projet. 

Dans le cadre de nos mandats d’optimisation et d’implantation, nous constatons que ce n’est pas tant le processus ou l’outil en soi qui peut mettre à risque le projet mais plutôt la résistance au changement de l’équipe. Créer l’adhésion à de nouveaux outils et méthodes de travail est un défi en soi. 

Lorsqu’une organisation entreprend une démarche d’optimisation de son SIRH, il est primordial de faire un bilan de l’implication des différentes parties prenantes, dont notamment les gestionnaires qui seront en première ligne pour agir dans la continuité des politiques RH et de la culture de l’entreprise.  

Nous vous proposons ici quelques pistes de réflexion et des solutions qui vous permettront de mettre sur pied un plan d’action visant à maximiser l’adhésion des gestionnaires et des employés à votre SIRH.  

Partage des responsabilités entre les gestionnaires et l’équipe RH 

En premier lieu, il est important de se pencher sur la répartition des responsabilités entre l’équipe RH et les gestionnaires.  

• Quelle répartition des rôles l’entreprise souhaite-t-elle établir entre le service RH et les gestionnaires / responsables du projet? 

• Les gestionnaires prennent-ils vraiment en charge leurs responsabilités en matière de gestion des ressources humaines? Idéalement un mini audit serait nécessaire pour pouvoir mesurer le niveau d’implication. 

• Disposent-ils d’outils adéquats? Sont-ils autonomes dans l’exercice de leurs tâches RH? 

Stratégie pour favoriser l’adhésion

En collaboration avec vos équipes de communication et formation interne, nous vous invitons à établir une stratégie pour maximiser l’adhésion de vos gestionnaires et employés au nouveau SIRH.

1. Manque de sensibilisation

Parfois, les collaborateurs ne sont pas pleinement conscients des avantages et opportunités qu’un SIRH peut apporter, tels l’amélioration de l’efficacité et la précision dans les processus RH. 

Piste de solution de l’équipe projet/Accompagnement à la transformation : 

Lors des rencontres d’équipe, expliquer la raison d’être du changement afin d’apporter du sens. En général, quand le changement est porteur de sens, il est plus facile pour les parties prenantes d’y adhérer. 

Exemple : un module d’accueil et d’intégration est sous-utilisé par vos gestionnaires. Revenir à ce qui est porteur de sens dans ce processus : ce n’est pas seulement une liste de tâches digitalisées à l’intention du gestionnaire mais aussi et surtout, un outil offrant au nouvel employé de se sentir accueilli, maximisant ainsi son niveau d’engagement et sa motivation et ce, dès les premiers jours, voire même, avant sa date d’entrée. C’est permettre à cet employé de vivre la culture d’entreprise et sentir qu’il en fait partie.

2. Ancrage des habitudes

Les gestionnaires et les employés sont souvent attachés à leurs méthodes de travail connues et sécurisantes, hésitant donc à adopter de nouvelles technologies. 

Piste de solution de l’équipe projet/Accompagnement à la transformation: 

Quand les équipes RH constatent qu’il y a résistance dans l’utilisation du SIRH, il faut immédiatement se mettre en mode écoute afin que les collaborateurs puissent exprimer leurs préoccupations. Une écoute active permettra de travailler sa posture afin de « se mettre à la place de ». Si on reprend notre exemple du processus d’accueil et d’intégration, il sera important pour un membre de l’équipe RH de rencontrer individuellement les gestionnaires afin d’écouter les préoccupations de chacun quant à l’utilisation de ce nouveau module. Bien souvent, les problématiques issues des inquiétudes se règlent plus facilement qu’on ne le pense.

3. Complexité perçue

Certains peuvent trouver les SIRH complexes à utiliser ou craindre qu’ils nécessitent une formation intensive. 

Piste de solution de l’équipe projet/Accompagnement à la transformation : 

La formation offerte aux nouveaux utilisateurs d’un SIRH est souvent maximisée lors du lancement, alors que l’utilisation n’est encore qu’à ses débuts. Les théories d’andragogie nous montrent que c’est par la répétition des activités de formation que les apprentissages sont consolidés. Il est donc judicieux de privilégier des petites séances de formation, brèves, ciblées et répétitives. 

En résumé 

C’est essentiel pour les RH de prendre conscience que l’optimisation/implantation d’un SIRH et la rentabilisation du projet passent par l’adhésion de toutes les parties prenantes à l’outil et aux processus. Mais pas toujours facile de rallier les troupes! Les biais cognitifs jouent un rôle significatif dans la manière dont les équipes de travail perçoivent et réagissent au changement. Certains le voient comme une menace, un danger. Il faut donc prendre le temps et les ressources nécessaires pour gérer le changement adéquatement. 

Vous avez un projet en vue? Notre équipe est composée à la fois d’experts SIRH et de conseillers en gestion du changement. Nous mettons nos talents à votre service! 

 

Carole Mari, MBA, CRHA, Conseillère principale SIRH