Quand vient le temps de choisir un SIRH parmi une panoplie de solutions proposées, adopter une méthode structurée est l’unique façon de prendre une décision éclairée qui correspondra à vos besoins. Voici l’approche que nous vous suggérons : 

Étape 1 : Identification des besoins, organisation et planification 

Tout d’abord, il vous faut identifier les besoins et objectifs de de votre entreprise en matière de gestion des ressources humaines : il est important de définir clairement ce que l'entreprise attend du nouveau SIRH en termes de fonctionnalités, d'efficacité et d'adaptabilité aux besoins spécifiques de l'organisation. Nous rencontrons de nombreux clients qui se demandent s’ils doivent remplacer leur solution de paie en place dans le cadre du déploiement d’un SIRH. Sachez qu’un SIRH existe avec ou sans le module de gestion de la paie. Nous vous invitons d’ailleurs à lire l'article Savez-vous vraiment ce qu'est un SIRH? | Komplice car il y a souvent une mauvaise compréhension de ce qu’offre un tel système. Nul besoin de remplacer une solution pérenne qui fonctionne bien! 

Dans un deuxième temps, prenez soin de définir la portée du projet, les modes de gouvernance, l’échéancier et bien entendu, le budget. Organisez une rencontre de lancement avec les personnes impliquées et planifiez des rencontres de suivi. 

Étape 2 : Cartographie des processus RH 

Cette étape est cruciale car vous ne pouvez initier une démarche de sélection SIRH sans bien maitriser vos processus RH actuels et avoir une vision éclairée de ceux à venir à court et moyen terme. Vous devez donc faire un état des lieux, des processus, mais aussi des outils déjà en place et des dysfonctionnements éventuels pour identifier les points à améliorer et les fonctionnalités indispensables du prochain SIRH. Cette étape vous permettra de détailler les arguments en faveur du changement. 

Une fois tous vos processus à votre portée, le déploiement de la solution choisie en sera accéléré.   

Étape 3 : Définition des exigences fonctionnelles et technologiques 

Il s’agit ici d’une étape laborieuse qui nécessitera que vous dressiez une liste des plus détaillées de vos requis fonctionnels et technologiques par grands processus RH. 

Vous faire accompagner d’une firme spécialisée vous fera gagner en temps et en efficacité puisque, notamment, du côté de Komplice, nos spécialistes SIRH offrent des modèles de grilles de requis standards et maintenus à jour. 

Étape 4 : Identification des solutions potentielles 

En fonction de la portée de votre projet et des exigences fonctionnelles et technologiques, vous allez pouvoir dresser une liste de solutions SIRH potentielles. 

Il est donc nécessaire d’identifier vos critères de sélection en fonction des besoins identifiés, tels que : la compatibilité avec vos systèmes existants, la facilité d'utilisation, la modularité, le coût, le support technique, la sécurité des données, etc.  

Face à la myriade de technologies offertes sur le marché, cet exercice peut devenir ardu. Vous ne pouvez pas vous fier uniquement à la présentation faite par les fournisseurs sur leur site internet car les informations y figurant ne sont pas suffisamment étoffées pour vous permettre de déterminer si la solution est appropriée à vos besoins.  

Prenez le temps de vous renseigner sur la réputation du fournisseur, de recueillir les avis d'utilisateurs, d’obtenir leur retour d’expérience et leur niveau de satisfaction. Établissez des comparatifs. 

Étape 5 : Appel d'offres et démonstrations 

Vient ensuite l’étape où vous allez pouvoir rassembler tous les éléments essentiels de votre projet dans un document et collecter les réponses des fournisseurs sélectionnés. Invitez-les à vous faire une démonstration selon des scénarios très alignés avec vos processus, vos besoins fonctionnels et technologiques. 

Étape 6 : Choix final et négociation contractuelle 

Finalement, votre équipe projet pourra se réunir pour compléter une grille d’évaluation afin de procéder, de la manière la plus exhaustive possible, à la sélection du grand gagnant! Nous vous encourageons à identifier un champion et une option B afin de pouvoir comparer les 2 offres commerciales et choisir en fonction de vos critères définis à l’étape 1 (budget et portée).  

Négociez les modalités d'acquisition :  il convient de négocier les modalités telles que : le coût, la durée du contrat, le support technique, et autres pour ensuite finaliser la mise en place du nouveau système en étroite collaboration avec le fournisseur tout en étant accompagné au besoin. 

En conclusion 

Bien que nous vous ayons présenté ces différentes étapes menant à la sélection de votre prochain SIRH, vous devez, à priori, déterminer si vous souhaitez vous aventurer seul dans ce projet ou accompagné d’experts.  Face à la multitude de solutions disponibles sur le marché, si vous n’avez pas procédé à une analyse approfondie de vos besoins, vous risquez de faire le mauvais choix. De même si vous ne connaissez pas toutes les options qui s’offrent à vous, vous risquez alors de passer à côté du système le mieux adapté à votre contexte et vos équipes seront déçues de ne pas retrouver certaines fonctionnalités essentielles aux opérations de leur département. Notre équipe d’experts SIRH a conçu une grille de près de 450 requis fonctionnels à considérer lors du processus de sélection et met à votre disposition des outils éprouvés et mis à jour pour assurer le succès de votre projet.   

N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter. 

 

Carole Mari, MBA, CRHA, Analyste sénior SIRH