Lorsqu’une entreprise démarre un processus visant à changer son système de paie, l’équipe de paie fait face à un processus qui sera exigeant, parfois aliénant et ultimement… très gratifiant. L’équipe ne comptera pas ses heures pour s’assurer de faire en sorte que la solution de paie soit configurée à la perfection afin de garantir, lors du premier traitement de la paie, que celle-ci soit exempte d’erreurs.

Au stress du respect des délais et de l’exactitude des montants transférés à la paie lors de ce premier traitement, s’ajoute le stress de devoir apprendre à traiter une paie dans un nouveau système.

Tous les outils de paie fonctionnent différemment, mais nonobstant les fonctionnalités, Komplice encourage les organisations qui déploient une solution de paie à se préparer de la façon suivante pour le traitement de leur première paie :

Feuilles de temps

Avant d’ouvrir la paie, nous vous conseillons de vous assurer, en amont du traitement de celle-ci, que les feuilles de temps et les demandes de congés ont été approuvées par les gestionnaires. Cela élimine un peu de stress du premier traitement de paie. N’hésitez pas à collaborer avec les équipes projet et gestion de changement afin que les employés et gestionnaires soient sensibilisés à l’importance de fournir des données de temps et présence validées.

Particularités  

Un premier traitement de paie se prépare à l’avance et nous vous encourageons à identifier avec vos collaborateurs les particularités de traitement dans votre organisation et trouver à l’avance des méthodes de validation pour une meilleure préparation (exemple : si vous avez des échelles salariales par échelons d'heures ou des règles de paiement sur certaines déductions salariales particulières, etc.).

Validations

N’hésitez pas à reproduire les validations que vous faisiez dans votre ancien système. Peu importe le système, certaines logiques ou méthodes demeurent les mêmes. Il importe de bien connaître les différentes méthodes pour générer des validations de base à l'écran ou via un rapport. Même si vous avez suivi les formations sur votre nouveau système, la cadence de travail d'une implantation est souvent accélérée et certains aspects peuvent vous échapper une fois rendu à votre première paie.

Registre de paie

Assurez-vous de savoir générer un registre de paie en amont du traitement de la paie (certaines solutions parlent de « Summary Report »), une version pdf est idéale pour permettre au paie-maître de valider ses données de paie individuelles. Vous pouvez aussi produire un rapport en version Excel et ainsi comparer certains gains, ou encore, la paie nette avec la paie passée de votre ancien système, sur certains types d'employés communs.

Filtres de sélection

Explorez les filtres de sélection du module de traitement de paie sur les différents paramètres d'emploi pour ainsi mieux valider à l'écran certaines logiques de paiement.

Validations aléatoires

Effectuez des validations aléatoires avant de soumettre la première paie afin de vous assurer qu’aucun élément de la configuration n’ait pu échapper à l’étape des tests parallèles.

Paiements aux tiers

Assurez-vous, en fin de traitement, que vos paiements aux tiers balancent avec votre registre de paie.

Pré-traitement

Nous vous invitons à effectuer un "pré-traitement" qui permet non seulement d'avoir le sommaire détaillé de la paie mais aussi de s'assurer qu'il n'y a pas de rejet de paie lors du traitement réel. Cela vous permet également de visualiser le calcul des parts employé-employeur.

Révision

Si vous finalisez votre premier traitement trop tôt, prenez un pas de recul et repassez en revue vos points de validation ou créez-en des nouveaux.

Historique

Finalement, une fois la première paie traitée, débutez un historique de paie dans votre nouveau système. Nos conseillers vous suggèrent de développer la méthode de validation de la paie à partir de la deuxième paie afin d’identifier les écarts entre la paie en cours et la précédente.

Si vous avez l’impression que votre équipe de paie requiert un soutien supplémentaire à l’issu du premier traitement, n’hésitez pas à discuter avec votre fournisseur ou votre intégrateur pour leur demander de l’assistance pour le deuxième, voire même le troisième traitement de la paie.

Ces quelques conseils vous permettront de vous préparer et d’anticiper tout ce qui pourrait ralentir le traitement de la première paie. Cependant, outre l’aspect technique, nos conseillers vous encouragent à vous entourer de spécialistes compétents et surtout sensibles au stress que votre équipe vivra le jour du transfert de la première paie. Ce sera un moment charnière du projet de déploiement et malgré une préparation optimale, votre équipe devra composer avec le facteur humain que l’on ne peut pas toujours anticiper.

Besoin de support de la part de nos komplices experts paie et/ou experts SIRH lors de votre projet d’implantation? N’hésitez pas à nous contacter.

 

Carole Mari MBA CRHA, Analyste sénior SIRH  

Avec la participation des Analystes SIRH et Paie : Rami Mahrous, Claude Deschênes, Franz-Cesca Audouin et Danny Quérette